Case study: Jak automatyzacja odciążyła zespół w dynamicznie rosnącej hurtowni

Wyobraźmy sobie firmę z branży e-commerce, która współpracuje z kilkunastoma dostawcami. Każdy z nich posiada własny panel, inny format cenników i różną częstotliwość aktualizacji stanów magazynowych. Pracownicy działu operacyjnego spędzali znaczącą część dnia na ręcznym przeklejaniu danych, sprawdzaniu dostępności i weryfikowaniu cen u konkurencji. Rosnące zainteresowanie ofertą sprawiło, że błędy ludzkie stały się nieuniknione, a czas reakcji na zamówienia zaczął się wydłużać.

Rozwiązaniem stało się wdrożenie Agenta Firmowego AI od TrafficWatchdog – usługi projektowanej na miarę, która przejmuje powtarzalne zadania wymagające dotychczas udziału człowieka.

Problem: Wąskie gardło w procesach manualnych

Firma borykała się z czterema głównymi wyzwaniami:

• Niespójne stany magazynowe prowadzące do sprzedaży produktów, których nie ma u dostawcy.
• Opóźnienia w aktualizacji cen przy dynamicznych zmianach rynkowych.
• Czasochłonne wdrażanie nowych produktów (kopiowanie opisów i parametrów).
• Brak płynnej komunikacji między sklepem a systemem CRM.

Rozwiązanie: Agent Firmowy AI krok po kroku

Wdrożenie Agenta Firmowego AI pozwoliło na stworzenie inteligentnego ekosystemu, który nie tylko kopiuje dane, ale podejmuje decyzje kontekstowe. Poniżej przedstawiamy checklistę 8 procesów, które zostały zautomatyzowane w tym scenariuszu.

Checklista: 8 procesów do automatyzacji

• 1. Monitoring cen i dostępności u dostawców: Agent co godzinę sprawdza strony producentów. Jeśli cena ulegnie zmianie, system automatycznie ją aktualizuje w sklepie, uwzględniając narzuconą marżę i zaokrąglenia.
• 2. Synchronizacja stanów magazynowych: Proces cykliczny, który eliminuje ryzyko „pustych koszyków”. Agent sprawdza zapasy w hurtowniach i aktualizuje dane w sklepie oraz na platformach marketplace.
• 3. Automatyczne składanie zamówień u producenta: W modelu reaktywnym, gdy tylko klient opłaci zamówienie w sklepie, Agent loguje się do panelu dostawcy i składa zamówienie na konkretny produkt.
• 4. Generowanie opisów SEO i mapowanie kategorii: Przy wdrażaniu nowych produktów AI analizuje dane techniczne od producenta i przepisuje je na unikalne, zoptymalizowane pod wyszukiwarki opisy w języku korzyści.
• 5. Kwalifikacja i tagowanie leadów w CRM: Gdy potencjalny klient zostawia kontakt, Agent ocenia jakość zapytania na podstawie kontekstu i automatycznie przypisuje go do odpowiedniego handlowca w systemie CRM.
• 6. Reakcja na zmiany statusów przesyłek: Automatyczne powiadomienia e-mail i SMS do klientów w momencie, gdy kurier odbierze paczkę lub wystąpi opóźnienie w dostawie.
• 7. Scraping danych produktowych: Jednorazowe lub okresowe pobieranie kompletnych baz produktów (zdjęcia, parametry, nazwy) ze stron zewnętrznych i importowanie ich do struktury sklepu klienta.
• 8. Cykliczne raportowanie wyników: Codzienny raport sprzedaży i kluczowych wskaźników generowany automatycznie o 8:00 rano, zawierający analizę trendów przygotowaną przez AI.

Efekt biznesowy

Dzięki Agentowi Firmowemu AI, procesy, które wcześniej zajmowały pracownikom kilka godzin dziennie, teraz wymagają jedynie krótkiej weryfikacji. Firma może skalować sprzedaż bez konieczności zwiększania zatrudnienia w działach administracyjnych. Agent AI, w przeciwieństwie do prostych skryptów, radzi sobie z nietypowymi formatami danych i potrafi podejmować decyzje na podstawie ustalonych reguł biznesowych.

Modele współpracy i wycena

Usługa Agenta Firmowego AI jest wyceniana indywidualnie, ponieważ każde wdrożenie odpowiada na inne potrzeby techniczne. Model współpracy obejmuje:

• Prace jednorazowe: np. migracja danych, przygotowanie scrapera lub modyfikacje w funkcjonalności sklepu.
• Stałe procesy automatyzacji: wymagające wdrożenia i miesięcznego abonamentu za utrzymanie, hosting i monitoring (pakiety zaczynają się od 2 500 zł netto miesięcznie).

Każdy proces zaczyna się od bezpłatnej analizy, podczas której specjaliści TrafficWatchdog oceniają potencjał automatyzacji w Twojej firmie.